Préface — Un mot de votre Bureau de l’AIPCI

Notre responsabilité et notre passion, en tant que vos représentants du Bureau de l’AIPCI, consistent à protéger et à améliorer l’opportunité de développement du commerce pour tous les Propriétaires de Commerce Indépendant (PCI) actuels et futurs.

Comme toute autre personne ayant une entreprise ou un commerce, les PCI devraient exercer leur activité de manière professionnelle afin de recevoir un traitement équitable du revenu issu du commerce et des déductions des frais selon le Internal Revenue Code. Ceci comprend le fait de commencer avec votre propre plan commercial, votre budget et vos prévisions de rentabilité que vous aurez définis vous-même, ainsi que faire des ajustements périodiques à votre activité commerciale afin d’atteindre vos objectifs. Ceci nécessite également de la discipline pour distinguer avec exactitude les revenus et frais commerciaux des revenus et frais personnels.

Nous avons créé le guide Notions de comptabilité à l’intention des PCI pour tous les PCI afin de vous faire part de ce que nous considérons comme étant des conseils simples mais de premier ordre sur la manière de tenir vos registres correctement tout en développant votre commerce. Faute de tenir à jour des registres adéquats peut être une erreur coûteuse et nous espérons que tous les PCI éviteront cette erreur en suivant les étapes de ce guide et, si besoin est, en consultant un conseiller fiscal professionnel, de préférence un expert-comptable, qui comprend ce commerce remarquable auquel vous participez.

L’auteur du guide, Joe DePetris, est expert-comptable et conseiller professionnel du Bureau. Il a travaillé assidûment avec des milliers de PCI, de ceux qui viennent juste de se lancer à ceux qui sont au niveau de Diamant et même au-dessus. Ses efforts ont épargné du temps et de l’argent aux PCI en leur fournissant les outils et les connaissances nécessaires pour tenir des registres appropriés de leurs activités commerciales, ce qui satisfait aux conditions du Internal Revenue Service. Dans ce guide, Joe fait part des mêmes conseils qu’il offre à ses clients.

Nous espérons que ce guide vous sera utile au fur et à mesure du développement de votre commerce. N’hésitez pas à transmettre toute question éventuelle à l’AIPCI :

220 Lyon Street NW, Suite 850

Grand Rapids, MI 49503

Tél. :  616.776.7714

Télécopieur :  616.776.7737

Remarque : Ce guide a été préparé à titre de ressource éducative pour vous guider, et il a une valeur strictement informative. Il ne constitue pas un conseil légal, comptable ou professionnel. Rien de ce qui est compris dans le présent document n’implique une recommandation de l’auteur, de l’AIPCI ou de Amway Global / Quixtar, ou de tout cours ou toute méthode de conformité aux règlements. Les lecteurs et les utilisateurs qui ont l’intention de prendre, ou de ne pas prendre, des mesures basées sur l’information contenue dans le présent document devraient d’abord consulter leur conseiller fiscal qualifié, de préférence un expert-comptable, ou toute autre autorité réglementaire.

Bien que nous nous soyons efforcé de fournir des informations précises et à date, les formulaires et le matériel de référence fournis ici même sont donnés en guise d’explication seulement et ne devraient pas être considérés comme le matériel le plus récent étant disponible. Des modifications subséquentes de la loi fiscale fédérale, comme des modifications du Congrès ou des interprétations du I.R.S., peuvent changer certains points abordés. Par conséquent, votre conseiller fiscal qualifié devrait être votre autorité finale sur ces points.

Bienvenue aux nouveaux PCI

Tenue des registres : Choses à faire et à ne pas faire

Conseils pour remplir l’Annexe C : Les détails importants

Frais d’automobile

Frais de voyage, repas et représentation

Développement du commerce en tant qu’équipe

Frais de bureau à domicile

Frais de téléphone

Frais de développement du rêve

Frais de garde d’enfants

Paiement des bonis aux PCI en aval

Embauche d’employés

Autres idées

Plan commercial Tableau III

Mission

Objectifs

Clés du succès

Instructions pour préparer vos prévisions en ce qui concerne le budget et le seuil de rentabilité

Plan commercial ― Feuille de travail pour les prévisions de revenu

Plan commercial―Devenir Platine

Bienvenue aux nouveaux PCI
Étant donné que vous êtes devenu un entrepreneur et que vous avez rejoint les rangs des travailleurs autonomes, il y a certaines choses que vous devriez connaître pour profiter au maximum de votre nouvelle opportunité. Même si vous avez déjà été propriétaire d’une entreprise ou si vous en possédez une présentement, en plus d’être PCI, vous devez réaliser qu’il peut y avoir certaines choses propres à ce commerce qui sont différentes des autres. Ce guide peut sembler bien simplifié pour certains mais il est conçu pour être un outil éducatif même au niveau de compréhension le plus simple.

Que vous soyez un propriétaire de commerce pour la première fois ou un vétéran chevronné, j’espère que l’idée de bâtir ce commerce vous emballe. Tout en progressant sur la voie de la réussite, vous aurez accès à de nombreux outils pour vous aider à développer votre commerce. Le sujet de la discussion suivante commence par l’utilisation de deux des outils les plus simples : un crayon et un agenda. Avec ça, croyez-le si vous voulez, vous apprendrez des moyens simples de gérer votre propre plan commercial, votre budget et vos prévisions du seuil de rentabilité. Si vous n’avez pas d’agenda, vous pouvez en acheter un par le biais de votre commerce sur le site quixtar.com en visitant les Partenaires Commerciaux Franklin Covey ou OfficeMax.

Je ne peux pas vous apprendre à être un comptable. Cependant, je vais vous dire quels types de registres vous devez tenir pour votre commerce et comment les tenir. Je vais aussi vous donner quelques conseils et suggestions pour vous aider au cas où le I.R.S. demande à examiner vos comptes. Si le I.R.S. vous contacte et si vous n’avez pas tenu des registres à jour, vous pourriez dépenser inutilement des centaines ou même des milliers de dollars qui auraient pu être utilisés pour développer votre commerce.

Tenir des registres adéquats n’est pas simplement important au moment de préparer la déclaration d’impôts, cela vous fournit aussi des informations importantes pour vous aider à surveiller votre commerce tout au long de l’année et à atteindre vos objectifs. Ceci est particulièrement vrai lorsque votre commerce se développe et que votre organisation de PCI en aval s’élargit. Le fait de tenir des registres complets et précis, bien que ce ne soit pas la partie la plus passionnante du développement de votre commerce, est quelque chose de très important.

Maintenant que je vous ai parlé de l’importance de la tenue des registres et des outils qui vont vous aider à accomplir la tâche, je vais vous donner quelques repères pour être sûr que vos dossiers sont en bonne et due forme afin que vous puissiez fournir la preuve de tous les articles figurant sur votre déclaration de revenus.

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Tenue des registres : Choses à faire et à ne pas faire
En ce qui concerne la tenue des registres, les choses simples sont celles qui marchent le mieux. Ne vous enlisez pas dans des trousses complexes de comptabilité car il y a des solutions simples qui sont à votre disposition. Je vous recommande vivement d’utiliser le matériel qui est proposé avec ce guide, ainsi que les divers classeurs d’impôt mis au point par vos PCI en amont, afin d’accomplir vos tâches concernant la tenue des registres. Ces articles ont été spécifiquement mis au point pour vous et pour votre commerce ce qui en font des outils efficaces.

Au minimum, lorsque vous lancez n’importe quel commerce, il importe de préparer un plan commercial, des budgets et des prévisions du seuil de rentabilité. Ces outils de base vous aideront à vous frayer une voie sur le chemin de la rentabilité. À la fin de ce guide, vous trouverez des modèles de formulaires pour vous aider à préparer votre propre plan commercial, vos budgets et vos prévisions du seuil de rentabilité. Consultez votre PCI en amont et des conseillers professionnels qualifiés pour vous aider à accomplir ces tâches.

N’attendez pas; utilisez vos outils de tenue des registres régulièrement. La nature de votre commerce exige un suivi journalier de choses comme le millage, les déplacements et autres frais, et c’est la raison pour laquelle tout commence avec un crayon et votre agenda. Si vous attendez la fin de l’année, vous ne pourrez pas vous souvenir des détails de toute une année. Vous devriez également consulter votre classeur de matériel pour les impôts, y compris votre budget et vos prévisions du seuil de rentabilité au moins une fois par mois pour surveiller vos activités commerciales et faire les ajustements appropriés si nécessaire. En plus d’actualiser les informations pour le mois courant, jetez un coup d’œil aux mois précédents. Ceci vous aidera à garder le contact avec votre commerce et vos progrès. La tenue régulière des registres est un facteur critique considéré par le I.R.S. pour distinguer une entreprise ou un commerce réel d’un simple passe-temps.

Inscrivez précisément tous les revenus et frais en rapport avec votre commerce. Veillez à tenir compte de vos frais par catégories et évitez d’utiliser des catégories générales comme «divers», «bureau» ou «fournitures». Lorsque le moment sera venu de déclarer ces articles sur votre déclaration d’impôt, vous avez une idée plus précise lorsque les frais connexes sont séparés plutôt que combinés tous ensemble en une seule catégorie. C’est mieux si le contrôleur peut voir rapidement ce sur quoi vous dépensez de l’argent. Le I.R.S. examine les déclarations pour leur vraisemblance avant de décider si elles ont besoin d’une vérification, et un montant élevé de frais «divers» non expliqués aura tendance à susciter une vérification en ce qui concerne leur vraisemblance.

Quelques catégories typiques pour départager vos frais de bureau typiques peuvent comprendre : «timbres et expéditions», «cotisations et abonnements», «équipement», «fournitures», «services publics». D’autres catégories plus générales de frais comprendront : «publicité et promotions», «automobile», «voyages, repas et représentation» (pour assister à des séminaires, ralliements et autres fonctions).

Gardez les «documents originaux» pour prouver le bien-fondé de votre revenu et de vos dépenses. Pour les articles en rapport avec le revenu, vous devriez garder les factures et relevés mensuels, les bons de commande, les bordereaux de dépôt bancaire et les formulaires 1099. Pour les articles en rapport avec les frais, vous devriez conserver les chèques payés, les tickets de caisse, les reçus de carte de crédit et toute autre preuve de paiement. Un système simple consiste à les classer de la manière dont vous les déclareriez, soit par catégorie de revenu ou de frais. Puis, si on vous demande de justifier un montant figurant sur votre déclaration d’impôt, vous saurez exactement où trouver les documents à l’appui.

Utilisez des comptes séparés pour les besoins personnels et commerciaux. Ceci est crucial pour développer et maintenir votre commerce de manière «professionnelle». Des comptes séparés donnent sa propre identité à votre commerce. Avoir un compte bancaire séparé pour votre commerce simplifiera en fait vos responsabilités en ce qui concerne la tenue des comptes et cela montrera au I.R.S. que vous prenez votre activité commerciale au sérieux. Si vous utilisez une carte de crédit pour votre commerce, vous devriez aussi avoir une carte de crédit séparée que vous utiliserez uniquement pour les articles commerciaux. Les frais d’intérêts payés sur les frais commerciaux sont déductibles tandis que les frais d’intérêts sur les frais personnels ne le sont pas. Le fait d’utiliser une seule carte pour les frais personnels et commerciaux peut aboutir à de longs calculs pour essayer de séparer la portion des intérêts attribuable aux frais commerciaux. Après avoir établi des comptes séparés, il importe de les tenir séparés et de ne pas mélanger les fonds entre les deux.

Identifiez tous les dépôts à votre compte commercial. Vous pouvez inclure une brève description sur chaque bordereau de dépôt indiquant la nature des fonds déposés. Il se peut aussi que vous vouliez classer chaque bordereau de dépôt avec des photocopies des chèques déposés. Si vous faites l’objet d’une vérification quelques années plus tard, c’est difficile de se rappeler d’où vient chaque dépôt. Sans documentation, le I.R.S. aura tendance à considérer chaque dépôt comme un revenu commercial.

Identifiez les transferts de fonds entre les comptes bancaires. Si vous transférez des fonds de votre compte personnel à votre compte commercial, ou vice versa, votre bordereau de dépôt devrait indiquer le numéro de compte d’où viennent les fonds. Ceci vous permettra d’identifier plus tard la source du transfert, si besoin est.

Ayez des comptes bancaires séparés si vous avez plusieurs commerces. Si vous exploitez plus d’un commerce, le fait d’avoir des comptes bancaires séparés vous aidera à gérer l’activité financière de chaque commerce. En général, c’est aussi préférable de déclarer l’activité de chaque commerce sur une Annexe C séparée avec votre déclaration d’impôts individuelle.

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Conseils pour remplir l’Annexe C : Les détails importants
Lorsque le moment est venu de déclarer votre activité commerciale au I.R.S., le secret réside dans les détails. Une déclaration précise et détaillée commence par une compréhension générale des diverses dispositions fiscales affectant votre commerce. Je vais souligner certains points importants ci-dessous mais n’hésitez pas à demander l’aide d’un professionnel si quelque chose ne semble pas clair. Les frais de préparation de déclaration d’impôts peuvent être déduits s’ils sont subis principalement pour remplir votre déclaration.

En tant que propriétaire unique n’exploitant pas le commerce sous forme de compagnie, votre activité commerciale sera déclarée en utilisant l’Annexe C avec votre formulaire individuel 1040. Les instructions courantes pour l’Annexe C indiquent que les commerces entre mari et femme sont automatiquement considérés comme des sociétés de personnes et que, par conséquent, ils devraient être déclarés sur le Formulaire 1065 (Déclaration de société de personnes É.-U.). Toutefois, les instructions ne sont pas une loi exécutoire et, dans ce cas, elles sont trompeuses; le fait qu’une société de personnes existe ou non selon la loi dépend de l’intention des parties ce qui est déterminé en examinant tous les faits et toutes les circonstances de la relation commerciale. De plus, le IRS a précédemment déclaré qu’il ne pénalisera pas les sociétés de personnes ayant 10 associés ou moins qui ne remplissent pas le Formulaire 1065 si tous les associés individuels déclarent entièrement leur part du revenu, des déductions et des crédits de la société de personnes sur leur propre déclaration d’impôts individuelle envoyée en temps utile (Rév. Proc. 84-35). De ce fait, même si vous exploitez votre commerce en tant qu’équipe entre mari et femme, vous pouvez tout de même utiliser l’Annexe C pour déclarer le revenu et les déductions concernant le commerce.

Expliquez vos «ventes» et le «coût des marchandises vendues». Lorsque vous déclarez vos revenus, assurez-vous de déclarer en tant que «ventes» toutes les rentrées relatives aux ventes de produits et de matériel de support commercial à d’autres PCI, Membres, Clients et autres clients. Puis, déclarez en tant que «coût des marchandises vendues» votre coût pour de tels produits et matériel. Le fait d’expliquer ces articles sur votre Annexe C, plutôt que de vous contenter de déclarer le résultat final (revenu net, par exemple) aide à démontrer le niveau d’activité au sein de votre commerce.

Excluez l’utilisation personnelle et les articles promotionnels de vos «ventes» et du «coût des marchandises vendues». Traiter les produits pris de votre inventaire pour votre usage personnel en tant que «vente» pour vous-même, tout en incluant leur valeur lorsque vous comptez le coût des marchandises vendues, a tendance à créer un profit brut négatif, ce qui est un signal de vérification. À la place, vous pouvez sortir les articles à usage personnel du coût des marchandises achetées durant l’année avant de déterminer le coût des marchandises vendues. De la même manière, les produits et le matériel de support commercial donnés à d’autres pour susciter leur intérêt envers le produit ou les encourager à développer un commerce devraient être déduits en tant que frais de «publicité» (voir l’Annexe C, Partie II, Ligne 8) et, de ce fait, ils devraient aussi être exclus lorsque vous calculez le coût des marchandises vendues.

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Frais d’automobile :
La nature de votre commerce peut entraîner des dépenses significatives de déplacements avec une automobile, en particulier lors des premières étapes du développement de votre commerce. Il s’agit de frais qui exigent des documentations très détaillées et des preuves afin d’obtenir les déductions permises.

Il existe deux méthodes pour déterminer les frais d’automobile que vous déclarez pour l’année : taux de millage standard ou dépenses réelles. Dans un cas comme dans l’autre, lorsque vous utilisez votre véhicule pour un usage commercial et personnel, vous devez séparer vos dépenses entre celles qui sont faites pour l’utilisation personnelle et celles qui sont faites pour l’utilisation commerciale. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas déduire la portion de vos frais d’automobile résultant de votre usage personnel ou de la navette à votre travail. Vous devriez commencer à inscrire régulièrement le millage en rapport avec vos trajets quotidiens pour le commerce. L’endroit le plus simple et le plus logique de le faire consiste, encore une fois, à utiliser votre agenda.

Inscrivez chaque trajet en rapport avec votre commerce sur votre agenda et notez le nombre de milles par trajet. À côté de chaque entrée de millage, notez la description, soit qui, où, quand et pourquoi. Le «pourquoi» comprendra toujours l’objet commercial du trajet. Aux fins de simplicité, vous pouvez utiliser des codes ou des symboles pour des objets communs. Par exemple, vous pouvez utiliser «PP» pour présentation du Plan, «R» pour ralliements, «B» pour banque, «L» pour livraison aux clients et ainsi de suite. La partie «qui» devrait correspondre au nom et à l’adresse de la personne à laquelle vous rendez visite. Si vous allez à une réunion ouverte au sujet de l’opportunité commerciale, inscrivez le nom et l’adresse de la personne qui organise la réunion, le nom du conférencier et le(s) nom(s) du(des) prospect(s) que vous amenez avec vous. Inscrivez le nom de toutes les personnes à qui vous présentez le Plan même si elles décident de ne pas participer au commerce. C’est aussi une excellente idée d’inscrire les noms, si vous les connaissez, de vos prospects et votre méthode de prospection. Enfin, gardez des copies des bulletins d’informations de votre parrain afin de fournir la preuve de toute réunion ouverte, ralliement, session de formation et autre fonction commerciale à laquelle vous avez dû vous rendre pour y participer.

Le millage pour vous rendre à votre travail et rentrer chez vous n’est pas déductible en général tandis que le millage concernant la poursuite de votre commerce est déductible. Les règles du I.R.S. prévoient également que pour qu’une dépense d’automobile soit déductible, vous devez commencer le trajet à partir du lieu principal de votre commerce, ce qui correspond au domicile de la plupart des PCI. Maintenant, ceci présente quelques scénarios intéressants si vous êtes comme un grand nombre de PCI prospères qui exercent souvent des activités commerciales durant leur pause de déjeuner ou tout en se rendant à leur travail ou en revenant de leur travail.

Que se passe-t-il si vous vous rendez à votre travail le matin (millage non déductible) puis que vous prenez votre auto à l’heure du déjeuner pour rencontrer un prospect à qui vous présentez le Plan? Le millage aller-retour entre le lieu de votre travail et votre réunion à l’heure du déjeuner est déductible puisqu’il s’agit uniquement d’un motif commercial. Qu’en est-il si vous rencontrez un PCI en aval en rentrant du travail? Votre millage entre votre lieu de travail et votre réunion après le travail est déductible. Mais votre millage entre votre réunion après le travail et votre domicile ne l’est pas; ceci est considéré comme faisant partie de votre navette. Le lendemain matin, sur le chemin qui vous mène à votre travail, que se passe-t-il si vous vous arrêtez pour obtenir des conseils de votre parrain au sujet de votre commerce? Le millage entre votre domicile et le premier arrêt est déductible puisque vous avez quitté le lieu principal de votre commerce pour faire un trajet ayant un lien avec votre commerce. Pourtant, le millage à partir de cet arrêt jusqu’à votre lieu de travail fait partie de votre navette. C’est trop détaillé? Peut-être, mais chaque millage légitime et déductible compte, et cela vaut la peine d’en tenir compte.

Pour faire une déduction appropriée des dépenses d’automobile, vous devez d’abord séparer le millage personnel et celui des navettes de votre millage commercial documenté. Inscrivez le millage indiqué au compteur du véhicule au début et à la fin de l’année pour déterminer le nombre réel de milles parcourus dans l’année. Le millage total parcouru dans l’année, moins le nombre de milles documentés aux fins de votre commerce devrait vous donner votre millage personnel et occasionné par les navettes. Ensuite, pour séparer le millage des navettes et personnel, déterminez le nombre de milles aller-retour pour vous rendre à votre travail et multipliez ce chiffre par le nombre de jours estimés de travail dans l’année.

Millage à des fins commerciales

+ millage résultant des navettes

+ millage à des fins personnelles

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= millage total par an

Tout le millage en rapport avec le commerce, les navettes aller-retour au travail et les déplacements personnels est requis et doit figurer au verso de l’Annexe C. Le fait de ne pas inclure l’un des trois totaux peut signaler un besoin de vérification du fait que vous ne comptabilisez pas le millage de manière adéquate ou que vous essayez peut-être de déduire un millage qui n’est pas déductible. De plus, assurez-vous de répondre entièrement aux questions de la Section IV de l’Annexe C (Lignes 45a et 45b) reconnaissant que vous avez des preuves à l’appui de votre déduction et que votre preuve est par écrit.

Après avoir vérifié votre millage encouru pour le commerce, vous devez choisir la méthode de déduction de vos frais d’automobile. Vous pouvez déduire trente deux cents ½ (0,325 $) par mille commercial pour 2001 (déduction au taux de millage standard) ou vous pouvez déduire un pourcentage de vos frais automobiles totaux pour l’année équivalant au pourcentage de l’utilisation commerciale tel que déterminé par vos calculs du millage (déduction des frais réels). Les frais réels d’automobile comprennent le carburant, les vidanges d’huile, les réparations, l’assurance, l’amortissement, les taxes de biens personnels (frais de plaque d’immatriculation), frais d’intérêts, etc. Veuillez noter que les frais de stationnement et de péage encourus lors des déplacements aux fins du commerce sont des frais commerciaux déductibles séparés et qu’ils ne devraient pas être inclus dans vos frais d’automobile.

Si vous travaillez fort pour développer votre commerce et que, de ce fait, vous conduisiez beaucoup, alors le taux de millage standard donne généralement une déduction plus élevée pour l’utilisation de votre automobile. Si vous choisissez d’utiliser le taux de millage standard pour déduire vos frais d’automobile, alors vous ne pouvez pas déduire d’autres dépenses automobiles, sauf peut-être l’intérêt payé sur votre prêt-automobile. Vous pouvez utiliser la déduction selon le taux de millage standard en plus des frais d’intérêts sur votre prêt-automobile selon un montant proportionnel à votre utilisation commerciale. Par exemple, si vos calculs révèlent que 40% de l’utilisation de votre auto a été faite aux fins du commerce, alors, selon la déduction avec le taux de millage standard, vous pouvez en plus déduire 40% de l’intérêt sur le prêt-automobile pour ce véhicule. Le taux de millage standard change fréquemment alors vérifiez auprès de votre comptable ou consultez les lignes directrices applicables du IRS pour connaître le taux courant.

Si vous choisissez la méthode des dépenses réelles, vous devriez obtenir de l’aide pour calculer les frais d’amortissement. L’amortissement autorisé est limité, compliqué et il change tous les ans. Veuillez noter que vous ne pouvez pas récupérer en même temps le taux de millage standard et l’amortissement. Une fois que vous avez choisi soit la méthode des frais réels soit la méthode des frais de millage standard pour déclarer vos déductions des frais d’automobile, vous devez continuer avec cette méthode jusqu’à ce que vous changiez de véhicule. À ce moment-là, vous pouvez choisir à nouveau la méthode que vous désirez utiliser.

C’est généralement une bonne idée de garder tous les reçus de frais de carburant et de réparations pour l’année, quelle que soit la méthode que vous choisissiez pour vos frais d’automobile. Selon l’une ou l’autre des méthodes, vous devez être en mesure de prouver que vous avez en fait effectué le millage affirmé. Les reçus pour le carburant, les vidanges d’huile et les réparations sont généralement la meilleure preuve que vous puissiez avoir.

Tenir compte des dépenses d’automobile est un travail fastidieux mais faites-le à l’aide de votre crayon et de votre agenda! Faites-moi confiance, chaque minute passée à documenter correctement l’utilisation de votre véhicule en vaudra bien la peine! De plus, c’est une bonne pratique commerciale. Des dossiers tenus à jour, en particulier ceux qui ont un rapport avec les frais d’automobile et de déplacements, pourraient vous faire économiser des centaines ou même des milliers de dollars en cas de vérification. Alors, utilisez vos outils pour tenir compte de vos dépenses tout comme si vous aviez quelqu’un qui vous surveille et qui vous offre cet argent pour noter les informations.

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Frais de voyage, repas et représentation :
Les autres frais de déplacement, comme hôtels, repas et représentation, location d’auto, frais de taxi, stationnement et péages, etc. doivent avoir des preuves à l’appui sous forme de reçus et de preuves de paiement. Ils devraient aussi être documentés dans votre agenda avec – vous vous en doutez – les 4 questions principales (qui, où, quand et pourquoi).

Les frais de repas et de représentation sont seulement déductibles à 50% et, par conséquent, vous devez en tenir compte séparément des autres frais de déplacement. De plus, les repas locaux sont déductibles lorsque vous exercez vos activités commerciales mais seulement si vous payez pour votre repas et celui de la personne qui est avec vous. Ceci est également sujet à une limite de 50%.

D’autre part, si c’est plus facile pour vous ou plus avantageux, vous pouvez simplement déduire le taux journalier de 34 $ en 2002 pour vos propres repas et frais de déplacements additionnels comme les pourboires et frais de taxi sans autre justification que la preuve que vous étiez en déplacement. Une telle preuve est fournie sous la forme de tout reçu daté portant le lieu où vous vous trouviez, comme un reçu de carburant, une note d’hôtel, un reçu de restaurant, un billet d’avion, etc. Si votre conjoint(e) est aussi votre associé(e) dans le commerce (voir Développement du commerce en tant qu’équipe, ci-dessous) alors, vous pouvez aussi utiliser le taux journalier pour lui/elle.

Un autre avertissement final concernant les frais de déplacement consiste à éviter de déduire le coût des voyages pour rendre visite à la famille pendant les vacances. Bien que les membres de la famille puissent faire partie du commerce et que ceci fournit une bonne opportunité de procéder à des activités commerciales avec ces personnes, les dépenses correspondant à ces déplacements donnent une mauvaise impression et invitent à un examen minutieux. De plus, ces frais sont en général minimes et cela n’en vaut pas la peine bien qu’ils soient pourtant légitimes.

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Développement de votre commerce en tant qu’équipe :
Si votre conjoint(e) est votre associé commercial et travaille en fait avec vous au sein du commerce, alors vous devriez en aviser votre spécialiste des déclarations d’impôt. Ceci est important car les lois fiscales interdisent les déductions de déplacements à des fins commerciales pour les conjoints dont l’objet de la participation au déplacement n’a pas de rapport avec le commerce. Cependant, si votre conjoint(e) est associé du commerce et a des raisons commerciales de voyager avec vous, alors vous devriez avoir droit à des frais de déplacement, repas et représentation.

Sur votre déclaration de revenus, vous voudrez indiquer que vous et votre conjoint(e) êtes associés de ce commerce. Techniquement, chacun devrait remplir une Annexe C reflétant votre part du revenu total et des frais en fonction de votre intérêt respectif en ce qui concerne le commerce sous forme de société de personnes.

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Frais de bureau à domicile :
Les règles pour la déduction d’un bureau à domicile ont changé (en vigueur pour les années fiscales après le 31 décembre 1999). Les frais de bureau à domicile comprennent en général l’intérêt hypothécaire payé sur le prêt résidentiel, les impôts fonciers ainsi que certaines autres «dépenses d’exploitation» comme assurance, services publics, maintenance et amortissement. Toutes ces dépenses sont proportionnées au pourcentage de votre résidence utilisé à titre de bureau.

N’assumez pas, étant donné que votre commerce est exploité à partir de chez vous, que vous pouvez automatiquement profiter de cette déduction. Afin de se qualifier pour les déductions d’un bureau à domicile, votre bureau à domicile doit satisfaire à ces conditions : (a) Cette partie de votre domicile que vous désignez comme votre bureau doit être utilisée exclusivement et régulièrement pour le commerce, et

(b) Votre bureau à domicile doit être votre «principal local de travail» ce qui veut dire que c’est le principal lieu fixe où vous effectuez les activités administratives ou de gestion substantielles en rapport avec votre commerce.

De telles activités administratives ou de gestion devraient inclure : téléphoner à des PCI ou des PCI potentiels à des fins commerciales, planifier des réunions ou prendre des rendez-vous, garder le matériel de support commercial ou des produits, organiser des fonctions et procéder aux activités de tenue des registres et au paiement des factures.

La déduction de bureau à domicile est calculée en divisant le nombre de pieds carrés de votre bureau à domicile par le nombre total de pieds carrés de votre domicile ce qui donne un pourcentage qui est alors appliqué aux dépenses mentionnées ci-dessus.

Le I.R.S. classifie les déductions pour bureau à domicile en deux catégories. La première est l’intérêt hypothécaire et les impôts fonciers. Ces frais sont déductibles l’année où ils ont été payés et ce que votre commerce soit rentable ou non. L’autre catégorie englobe les dépenses d’exploitation. Il s’agit de l’assurance, de la maintenance, des services publics, de la location et de l’amortissement. Les frais d’exploitation sont déductibles seulement dans la mesure où le commerce est rentable. Si votre commerce n’est pas rentable pour une année donnée cela vaut toujours la peine de calculer et de déclarer ces montants car les montants non permis en raison d’un manque de rentabilité sont reportés à une année future lorsque votre commerce devient rentable.

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Frais de téléphone :
Si vous avez une seule ligne téléphonique dans votre résidence qui est utilisée pour les appels personnels alors vous ne pouvez pas déduire toute portion que ce soit des frais mensuels standard pour votre téléphone. Dans un tel cas, vous pouvez seulement déduire les frais des appels interurbains engagés pour votre commerce. Si vous installez une seconde ligne strictement aux fins de votre commerce, alors vous pouvez déduire les frais de base de cette ligne. Les services de communication par messagerie vocale sont déductibles. L’utilisation à titre commercial des téléphones mobiles est aussi déductible mais vous devriez tenir compte de votre usage commercial (nom, numéro, minutes utilisées) selon les relevés fournis par votre fournisseur de service cellulaire. Ce n’est jamais une bonne idée de déduire 100% des frais de téléphone cellulaire car tout le monde utilise inévitablement son téléphone pour des appels personnels dans une certaine mesure.

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Frais de développement du rêve :
Bien que le développement du rêve soit important pour la motivation commerciale, ce n’est généralement pas dans votre meilleur intérêt de déduire les frais concernant le développement du rêve. De tels frais peuvent inclure l’admission à des expositions de véhicules de plaisance ou bateaux ou le nombre de milles parcourus pour admirer des maisons de luxe, même si vous amenez vos PCI en aval avec vous. En fait, ces dépenses sont minimes et ne justifient pas le scrupule qu’elles peuvent susciter. N’arrêtez pas de développer votre rêve, évitez simplement de déduire de tels frais sur votre déclaration de revenus.

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Frais de garde d’enfants :
Bien que la garde d’enfants puisse être nécessaire pour certaines personnes afin qu’elles puissent exercer leurs activités commerciales, ne les méprenez pas pour des frais d’affaires déductibles. Le I.R.S. considère que la garde d’enfants fait partie des frais de garde d’enfants que vous devez déclarer séparément sur le Formulaire I.R.S. 2441. Vous devrez avoir le nom, l’adresse, le numéro d’identification du contribuable et le montant versé durant l’année à chaque gardienne d’enfant.

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Paiement des bonis aux PCI en aval :
Au fur et à mesure que votre commerce se développe, vous pourrez commencer à recueillir et payer les bonis à vos PCI en aval. Si vous payez un individu 600 $ ou plus au cours d’une année quelconque, vous devrez remettre à cette personne un Formulaire I.R.S. 1099-Divers, indiquant le nom de la personne, son adresse, son numéro de sécurité sociale et le montant qui lui a été remis, ce qui doit être inscrit dans la case «Rémunération d’un non-salarié» du formulaire. Vous devez également envoyer des copies de ces formulaires au I.R.S. avec un formulaire de transmission 1096. Si vous n’envoyez pas ces formulaires, vous pourriez être pénalisé et/ou perdre vos déductions. C’est une bonne idée d’obtenir les noms, adresses et numéros de sécurité sociale la première fois où vous devez payer les PCI en aval. Veuillez noter toutefois que les Formulaires 1099 ne sont pas requis lorsque vous payez directement un PCI en aval qui exerce son commerce sous forme de compagnie.

Certains états exigent un Formulaire 1099 similaire pour la méthode de déclaration de revenu. Consultez votre comptable ou votre bureau de perception de l’état pour savoir si c’est le cas dans votre état. De plus, à un certain point, vous pourrez aussi être avisé par le I.R.S. ou votre état que vous allez devoir faire une retenue pour certains individus à qui vous remettez des Formulaires 1099. Ceci signifie que vous allez devoir retenir un certain pourcentage des gains de cette personne et le remettre au I.R.S. ou à l’état. Pour obtenir de l’aide à ce sujet, contactez votre comptable ou appelez le numéro de téléphone figurant sur l’avis  envoyé par l’état.

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Embauche d’employés :
Lorsque votre commerce atteint une ampleur qui pourrait impliquer l’embauche d’autres personnes, le moment est venu de demander conseil à un professionnel. Il existe diverses conditions fédérales et étatiques de dépôt et de déclaration qui peuvent s’avérer très dispendieuses pour votre commerce si vous ne vous y prenez pas comme il faut. Ceci varie d’un état à l’autre et il y a pas mal de détails qui dépassent la portée de ce guide. Je me contenterai de dire que vous n’aimeriez pas les sanctions ni les intérêts pouvant s’appliquer si vous ne vous y preniez pas comme il faut.

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Autres idées :
Pour déterminer si vous exploitez véritablement ou non un commerce aux fins de donner droit à des déductions d’affaires, le I.R.S. examinera vos dossiers et vos pratiques de tenue des comptes, et si vous avez préparé un plan commercial, des budgets et des prévisions du seuil de rentabilité lorsque vous avez lancé votre commerce. Puis, il examinera la manière dont vous avez utilisé ces outils pour ajuster vos pratiques commerciales aux fins de rentabilité. Parce que vous avez droit à des déductions d’affaires, vous devez démontrer que vous participez activement à un commerce ou une entreprise, que vos déductions sont ordinaires et nécessaires pour votre commerce ou entreprise et que vous avez l’intention de tirer un profit de votre activité commerciale.

En général, vous devriez aspirer à procéder à vos activités commerciales de manière professionnelle et méthodique. Commencez par séparer vos activités commerciales de vos activités personnelles et tenez des dossiers à jour pour prouver la différence. Établissez des objectifs et examinez régulièrement votre méthode d’exploitation afin de voir si vous atteignez efficacement vos objectifs. Soyez toujours à la recherche de moyens d’améliorer votre productivité et votre rentabilité. Demandez l’aide d’un expert en la qualité de vos conseillers en amont et consacrez-vous véritablement au commerce.

Soyez conscient de votre niveau d’activité au sein du commerce. Sachez que si vous ne présentez pas le Plan très souvent et si vous ne faites pas grand chose mis à part assister aux fonctions, alors vous aurez non seulement du mal à démontrer votre intention de faire un profit mais vous aurez aussi du mal à faire un profit. Alors, travaillez fort, PRÉSENTEZ LE PLAN souvent (au moins cinq à dix fois par mois) et engendrez des ventes à vos Membres, Clients et autres clients. Suivez ce conseil et votre activité commerciale parlera d’elle-même.

Au fur et à mesure que votre commerce se développe et que votre rentabilité augmente, il se peut que vous ayez besoin de payer vos impôts trimestriellement au I.R.S. pour couvrir l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le travail indépendant. Bien que les paiements soient dus tous les trimestres, c’est une bonne idée de mettre de l’argent de côté à l’avance pour ces paiements, tous les mois ou toutes les semaines. Cherchez à obtenir de l’aide à ce sujet car les intérêts et les sanctions peuvent s’accumuler si ce n’est pas fait correctement.

Enfin, mais peut-être surtout, soyez honnête lorsque vous tenez vos comptes et que vous préparez votre déclaration de revenus. Évitez de vous livrer à des pratiques fiscales abusives ou à conseiller à d’autres de le faire. Un tel comportement vous est non seulement préjudiciable à titre personnel mais porte aussi préjudice à tous ceux qui participent au commerce du fait de l’image et de la réputation que vous donnez.

Les informations et les outils de ce guide, bien qu’ils ne soient pas sensationnels ni passionnants, sont conçus à votre avantage. La tenue des registres est une partie importante du développement de votre commerce. Alors, tenez des comptes détaillés et précis, actualisez et examinez vos dossiers chaque mois et appliquez-vous lorsque vous préparez votre déclaration d’impôt.

Je vous adresse mes meilleurs souhaits de réussite pour votre commerce!

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PLAN COMMERCIAL

TABLEAU III

DEVENIR PLATINE

(DÉPENSES COMMUNES encourues POUR DÉVELOPPER UN COMMERCE SOUTENU PAR AMAWY GLOBAL / QUIXTAR)

Automobile – Prévoyez ces frais en allotissant un pourcentage des frais d’utilisation de votre véhicule particulier (carburant, entretien, assurance, amortissement, taxes et frais d’intérêt par exemple) en fonction du pourcentage estimatif de l’utilisation commerciale, ou en multipliant le nombre estimatif de milles découlant de l’utilisation commerciale par le taux standard de millage (0,345 $ présentement – peut varier d’une année à l’autre).

Équipement de communications et services – Prenez en compte toutes les lignes du commerce et les services (comme téléphone, cellulaire, messagerie vocale, courrier électronique) dans la mesure où elles sont utilisées pour votre commerce. Veillez à exclure de vos prévisions toutes les dépenses d’ordre personnel. N’incluez aucune portion de vos frais téléphoniques résidentiels autres que les frais d’appels interurbains en rapport avec le commerce.

Formation et formation continue – Consultez votre PCI en amont pour estimer les coûts associés à la participation à des séminaires et fonctions, l’achat de Matériel de Support Commercial et autres droits et abonnements.

Déplacements, repas et représentation – Consultez votre PCI en amont pour estimer les coûts associés aux déplacements pour la formation et les fonctions de formation continue, les réunions de groupe, la prospection et les promotions de produits.

Publicité et promotion – Consultez votre PCI en amont pour estimer les coûts associés aux promotions de produits et aux outils de prospection.

Bureau à domicile – Prévoyez ces frais en allotissant un pourcentage de votre intérêt hypothécaire, de vos impôts fonciers et d’autres frais de gestion (comme assurance, maintenance et services publics) en divisant le nombre de pieds carrés de votre bureau à domicile par le nombre total de pieds carrés de votre domicile. Votre bureau à domicile devrait être votre lieu principal où vous exercez le commerce et il devrait être utilisé exclusivement et régulièrement pour vos activités commerciales.

Fournitures – Prévoyez ces frais en estimant vos coûts pour les fournitures de bureau, les affranchissements et expéditions, et autres articles divers.

PROPOSITION DE PLAN COMMERCIAL

POUR

________________________________________________________

(Nom du PCI)

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MISSION : Atteindre des objectifs financiers en étant propriétaire de mon propre commerce.

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OBJECTIFS : Lancer un commerce avec un investissement minime en capital et le développer jusqu’à un niveau soutenu de rentabilité en utilisant un Plan ayant fait ses preuves et les ressources mises à ma disposition.

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CLÉS DE LA RÉUSSITE :

(1) profiter au maximum de l’aide et de la formation fournies par mon PCI en amont par le biais du Matériel de Développement Professionnel et de la formation, des ateliers et conférences;

(2) travailler fort, en particulier en ce qui concerne la prospection et l’expansion de mon commerce;

(3) réviser constamment mes priorités commerciales afin de réduire les coûts et augmenter la productivité.

Remarque : L’énoncé de mission, les objectifs et les clés de la réussite ci-dessus sont fournis comme des lignes directrices générales à titre d’exemple. Vous pouvez les adopter pour vous-même ou créer les vôtres.

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Instructions pour préparer votre budget et vos prévisions du seuil de rentabilité

RAPPEL : Tous les chiffres en ce qui concerne votre budget et les prévisions du seuil de rentabilité sont des montants mensuels.

Étape 1 : Remplissez les lignes 1 à 5 de la Feuille de travail I en sélectionnant un plan de croissance du Tableau I qui correspond le mieux à vos buts et objectifs.

Vous pouvez utiliser les calendriers de 18, 36 ou 60 mois présentés dans le Tableau I ou mettre au point votre propre calendrier pour procéder à cette étape.

Étape 2 : En utilisant les chiffres de la Ligne 1(PV) de la Feuille de travail pour les prévisions de revenus et les chiffres estimatifs du «Boni mensuel moyen Amway Global / Quixtar» qui correspondent à ce «PV» du Tableau II, remplissez la ligne 6 de la Feuille de travail.

Étape 3 : Remplissez la ligne 7 de la Feuille de travail. Le «Profit brut issu des ventes au détail» équivaut au prix de vente des produits moins votre coût.

Les ventes au détail constituent une partie importante de la croissance de votre commerce. Consultez votre PCI en amont au sujet des opportunités de vente au détail qui sont à votre disposition.

Étape 4 : Remplissez la ligne 8 de la Feuille de travail en ajoutant les lignes 6 et 7.

Transférez le montant de la ligne 8 de la Feuille de travail sur la ligne 1 du Budget et des Prévisions du seuil de rentabilité.

Étape 5 : Après avoir examiné le Tableau III et consulté votre PCI en amont, remplissez les lignes 2 à 8 du Budget et des Prévisions du seuil de rentabilité.

Étape 6 : Faites les calculs. Remplissez la ligne 9 en ajoutant les lignes 2 à 8. Remplissez la ligne 10 en soustrayant la ligne 9 de la ligne 1.

Si vos dépenses sont supérieures à votre revenu lors d’un mois quelconque, mettez ce chiffre entre parenthèses.

Lorsque vous atteignez un point où le revenu les dépenses sont égaux, vous êtes au seuil de rentabilité.

En atteignant des niveaux d’épingles plus élevés (Saphir, Émeraude, Diamant, etc.) votre revenu devrait augmenter et vos dépenses devraient diminuer.

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PLAN COMMERCIAL

FEUILLE DE TRAVAIL POUR LES PRÉVISIONS DE REVENU

DEVENIR PLATINE

(Croissance estimative en fonction de la taille du groupe et du

revenu mensuel total)

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PLAN COMMERCIAL

DEVENIR PLATINE

(Budget et Prévisions de seuil de rentabilité)

Date :____________________

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